Zu viel Kommunikation: Sie ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht: Die Anzahl der E-Mails und Informationen, die einen tagtäglich erreichen, verdoppelt sich gefühlt etwa alle sechs Monate. Überleben kann das nur, wer konsequent das für sich Relevante abarbeitet und den Rest aussortiert. Da ist man froh um alles, was wirklich nur an den gesandt wird, der auch gemeint ist, und empfindet jeden zusätzlichen Flyer als Papierverschwendung. Zentral ist es daher, Kommunikation zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie immer einem kleinen Relevanztest zu unterziehen. „Können möglichst viele im Unternehmen das verstehen und etwas damit anfangen?“ So könnte dabei eine Prüffrage lauten. Aber noch ein zweiter Punkt ist wichtig: Was bewirkt Kommunikation? Sigrid Heudorf von der Deutschen Bahn sprach in unserer März-Ausgabe sehr offen darüber, dass Geschichten über gelungene Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei Beschäftigten mitunter auch Erwartungen wecken können, die nicht unmittelbar erfüllbar sind. Wie kann ein Unternehmen dies auffangen? Wann ein Thema überstrapaziert ist, was zu viele Kommunikationskanäle sind, wie Sie Zielgruppen definieren und wie ein angemessener Umgang mit heiklen Themen aussieht – das erfahren Sie in der vorliegenden Mai-Ausgabe unseres „Forums Interne Kommunikation“.


Interne Kommunikation

Der Kommunikationsexperte Dieter Herbst, Honorarprofessor unter anderem an der Universität der Künste in Berlin, lehrt strategisches Kommunikationsmanagement. Für das „Forum Interne Kommunikation“ erklärt er, was unser Gehirn überfordert, wie man die an Vereinbarkeit von Beruf und Familie besonders interessierten Beschäftigten mit genügend Informationen „füttert“ und bei anderen das Interesse weckt. Außerdem verrät er, warum er Zielgruppen „Bezugsgruppen“ nennt und was sie charakterisiert.

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Ausgabe Mai 2013

Ausgabe Mai 2013

Fünf Strategien, wie Sie ein „Zuviel“ an Kommunikation vermeiden

Ein unterdrücktes Gähnen, rollende Augen oder einfach gar keine Reaktion – allesamt eindeutige Signale: Wir erreichen unser Gegenüber nicht.

Und das ist ja nun exakt das Gegenteil von dem, was Sie in der internen Kommunikation (IK) des Themas Vereinbarkeit von Beruf und Familie erreichen wollen. Lesen Sie hier fünf Tipps, wie Sie ein „Zuviel“ an Kommunikation vermeiden und die Aufmerksamkeit für Ihre familienfreundlichen Themen auch auf lange Sicht erhalten.

1. Ziele benennen und Zielgruppen daran ausrichten

Machen Sie einen Plan. Egal ob Sie bereits mehrfach zum Thema Familie und Beruf kommuniziert haben oder ob Sie frisch ins Thema einsteigen wollen: Formulieren Sie klar, welche Ziele Sie haben und daraus folgend welche Zielgruppen Sie erreichen wollen. Und prüfen Sie, ob Sie mit Ihren Themen die Bedürfnislage der Mitarbeitenden treffen, zum Beispiel indem Sie eine Beschäftigtenbefragung durchführen. Auch der Austausch mit Geschäftsführung, Personalverantwortlichen, Betriebsrat und Kolleginnen und Kollegen gibt Ihnen Hinweise auf Themen, die den Beschäftigten unter den Nägeln brennen. Es ist zudem durchaus sinnvoll, statt der gesamten Belegschaft die einzelnen Zielgruppen anzusprechen: Möchten Sie beispielsweise die Berufsrückkehrerinnen und Berufsrückkehrer ansprechen, können Sie eine Kurznews für Beschäftigte in Elternzeit mit den für diese Zielgruppe wichtigen Informationen zu Formalitäten, aktuellen News aus dem Unternehmen et cetera verschicken. Wenn Sie speziell mit der Gruppe der Väter kommunizieren möchten, kann ein Väterbrief sinnvoll sein. Bei der DATEV wird das bereits seit Jahren umgesetzt: In den „Väterbriefen“ gratuliert das Unternehmen den frischgebackenen Vätern zur Geburt ihres Kindes. Sie erhalten Informationen zur Geburtsbeihilfe und das Unternehmen lädt sie zu einem Beratungsgespräch ein. Informationsbroschüren runden das Paket ab. Ist das Thema Beruf und Pflege aktuell, macht eine Informationskampagne Sinn, damit Betroffene die bereitstehenden Informationen und Ansprechpartnerinnen bzw. Ansprechpartner finden.

2. Themen mit allen Facetten und im richtigen Rhythmus veröffentlichen

Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist ein breites Thema mit vielen Facetten. Und gerade deshalb muss richtig dosiert werden: Jeden Monat über das gleiche Thema und über Kolleginnen und Kollegen zu lesen, die alles nonchalant wuppen – da ist Frust vorprogrammiert. Wer will schon ständig mit einer Mutter, die lächelnd im Homeoffice sitzt und ihr Baby auf dem Schoß hält, die schöne heile Welt vor Augen geführt bekommen? Wäre nicht ein genervt dreinschauender Teenager manchmal glaubwürdiger? Richten Sie Ihr Augenmerk auf die Zielgruppen und deren heterogene Themen und Bedürfnisse. Diese Themenbreite sollte sich auch über das Jahr in den IK-Themen spiegeln. Mischen Sie unterhaltsame Themen mit unternehmensrelevanten News, lassen Sie Kolleginnen und Kollegen aus Bereichen und Projekten zu Wort kommen. Wenn diese auch ein wenig über sich privat erzählen, umso besser. Denn so kommt das Thema Familie und Beruf fast zufällig daher – und prägt sich unaufdringlich ein. Finden Sie zudem den richtigen Rhythmus bei der Kommunikation des Themas Beruf und Familie. Definieren Sie die Themen und Kriterien, die die Kommunikation beeinflussen: Wie viele Beschäftigte „passen“ zu welchen Themen (zum Beispiel Kinderbetreuung, Beruf und Pflege, familienbewusste Arbeitszeiten et cetera)?

3. Ausgetretene Wege verlassen

Fatal, aber in Ihrem Unternehmen runzeln die Kolleginnen und Kollegen die Stirn, wenn Begriffe wie „Vereinbarkeit“ oder „Familie“ fallen? Gehen Sie konstruktiv mit negativem Feedback um und vermitteln Sie den Kritisierenden gegenüber Offenheit. Auch hier können Sie über Kommunikation „by walking around“ oder eine Beschäftigtenbefragung herausfinden, warum das Thema nicht den Stellenwert hat, den Sie sich wünschen. Prüfen Sie regelmäßig die Bedürfnislage im Betrieb (siehe Punkt 1). Je genauer Sie diese treffen, desto größer das Interesse. Eine andere Möglichkeit in der internen Kommunikation: Verlassen Sie die ausgetretenen Wege und kommunizieren Sie à la „Guerilla-Taktik“. Berichten Sie über Kolleginnen und Kollegen und deren Aufgaben in Projekten, Bereichen und Abteilungen. Da ist es immer auch einen Satz wert, wie diese Beruf und Familie miteinander vereinbaren. Oder hängen Sie ohne große Erläuterungen Plakate mit scheinbar schwierigen Vereinbarkeitssituationen im Unternehmen auf. Die Auflösung der Situationen liefern Sie hinterher bei der Betriebsversammlung oder in der Mitarbeiterzeitschrift.

4. Medien, Themen und Infoangebote ergänzen einander

Bieten Sie an zentralen Stellen (Intranet, Schwarzes Brett, Newsletter, Mitarbeiterzeitung) im Unternehmen Hinweise auf Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und gegebenenfalls weitere Informationen zum Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Sie sollten jedoch Dopplungen in „Ihren“ Medien vermeiden, indem Sie jedem Medium eine klare Rolle zuweisen. So sind Mitarbeiterzeitungen für „große“ Storys und Reportagen geeignet, während die schnelle tägliche Information gut über das Intranet oder via Newsletter verteilt werden kann. Haben Sie Ihr Intranet zudem als zentrales Informationsmedium definiert, sollten hier alle Informationen zu Familie und Beruf zentral bereitstehen. Durch eine solche Medien-Definition ergeben sich Struktur und Verteilung von Themen sowie deren jeweilige Form der Aufbereitung fast von selbst. Dabei sind gelegentliche Dopplungen, bei denen jedoch Länge und Form der Aufbereitung divergieren, durchaus sinnvoll. Also z. B. der lange Artikel im Mitarbeitermagazin, der durch einen Kurzhinweis im Intranet oder im Mail-Newsletter vorab angekündigt wird.

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