Zu viel Kommunikation: Sie ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen

Was heißt „zu viel“ Kommunikation und welche negativen Auswirkungen kann das im Unternehmen haben?

Zu viel Kommunikation bedeutet, dass die Mitarbeitenden zwar Informationen erhalten, aber nicht jene, die sie tatsächlich wollen und brauchen. Sie ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen. Das „Zuviel“ an Informationen ist aus Sicht der Mitarbeitenden anstrengend: Unser Gehirn prüft alle eingehenden Informationen danach, ob sie für uns wichtig sind oder wichtig werden könnten. Erst danach entscheiden wir, uns mit einem Thema weiter zu beschäftigen oder nicht. Grundsätzlich müssen die Mitarbeitenden erst einmal alle Informationsangebote prüfen, auch wenn sich herausstellt, dass es sie nicht weiter interessiert. Dies kostet das Gehirn Energie. Die Konsequenz ist das Gefühl von geistiger Überforderung.

Was hilft, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden – gerade auch bei Themen wie der Vereinbarkeit von Beruf und Familie?

Es gibt wissenschaftlich fundierte Modelle, die zeigen, welche Ziele Menschen verfolgen. Aus diesen Modellen lässt sich ableiten, was an einem Thema bedeutend ist. Wie gesagt, das Gehirn prüft alle eingehenden Informationen danach, ob sie wichtig sind oder wichtig werden könnten. Was bedeutet wichtig? Wichtig ist die Konsequenz für das eigene Handeln: Bewahrt es mich vor negativen Gefühlen oder fördert es positive? Nach diesen beiden grundlegenden Systemen funktionieren unser Gehirn und unsere Informationsverarbeitung. Essenziell für die Kommunikation zu einem Thema ist es daher, diese Bedeutung klar aufzuzeigen. 

Wie geht das konkret?

Das Thema Beruf und Familie könnte mit guten Gefühlen verbunden sein, wie Sicherheit und Fürsorge, aber auch mit Entdeckung von Neuem oder Dominanz und Überlegenheit. Informationen, denen wir dies nicht zuordnen können, sind für uns uninteressant.

Wie oft kann man Beruf und Familie im Unternehmen zum Thema machen?

Die Mitarbeitenden sind keine homogene Gruppe: Grob gesagt, gibt es welche, die sich für ein Thema interessieren, weil es für sie wichtig ist. Sie suchen aktiv Informationen und beschäftigen sich mit ihnen ausführlich. Texte stehen hier im Zentrum. Andere interessiert dieses Thema weniger oder gar nicht. Sie suchen nicht aktiv oder meiden sogar Informationen zu diesen Themen, zum Beispiel indem sie den Artikel in der Mitarbeiterzeitung überblättern. Weniger Interessierte können vor allem mit Bildern erreicht werden. Optimal wäre es, für die unterschiedlichen Gruppen entsprechende Themenangebote mit unterschiedlicher Breite und Tiefe zu schaffen. Der Mitarbeitende sollte erfahren, wo er welches Angebot findet, damit er es suchen oder meiden kann.

Wie findet man das richtige Maß im Verhältnis zu anderen Themen und vermeidet Konkurrenz zwischen einzelnen Themen?

Die Frage ist natürlich aus Unternehmenssicht völlig richtig. Wichtig ist aber auch, die Perspektive zu wechseln und zum Beispiel über eine Beschäftigtenbefragung das Informationsbedürfnis der Belegschaft zu ermitteln. Die Mitarbeitenden können angeben, welche Themen sie interessieren und welche nicht. Dies entscheidet auch darüber, was als „zu viel“ empfunden wird.

Entsteht zu viel Kommunikation möglicherweise durch nicht zielgruppenscharfe Kommunikation?

Ein Problem der internen Kommunikation ist, dass die Belegschaft aus Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen besteht. Ein „Zuviel“ wird meist dann empfunden, wenn die angebotene Informationsmenge das eigene Interesse übersteigt. Die Menge stimmt nicht. Es kann auch sein, dass ein Thema keine Bedeutung für Mitarbeitende hat. Der Inhalt stimmt nicht. Optimal ist, wenn Angebot und Nachfrage bestmöglich aufeinander abgestimmt sind.

Wie definiert man Zielgruppen und kommuniziert zielgruppenspezifisch über Aspekte von Beruf und Familie?

Ich verwende den Begriff „Bezugsgruppe“, denn es geht darum, zu einem Thema eine Beziehung aufzubauen. Bezugsgruppen unterscheiden sich danach, für welche Themen sie sich interessieren (WAS: Inhalte) oder wie sie kommunizieren möchten (WIE: Menge, Kanäle, Frequenz).

Wie handelt man, wenn man feststellt, dass die interne Kommunikation zum Thema Beruf und Familie sich negativ ausgewirkt hat?

Wer sein Ohr nahe an den Mitarbeitenden hat, wird dies schnell herausbekommen. Ablehnendes Verhalten wie das Ignorieren oder Wegwerfen von Infomaterial ist ein deutliches Zeichen. Ein typischer Kommentar ist: „Schon wieder was zu diesem Thema …“ Das Unternehmen könnte den Interessierten anbieten, spezielle Kanäle aktiv zu nutzen, wie einen Newsletter oder ein Intranetangebot. In der Kommunikation könnte das Unternehmen eventuell aufgreifen, dass es diese Kanäle geschaffen hat, um Interessierte optimal über das Thema auf dem Laufenden zu halten.

Wie kommuniziert man Themen, die nicht auf die gesamte Belegschaft übertragbar sind – zum Beispiel Homeoffice oder individuelle Arbeitszeitlösungen?

Hier empfehle ich zum einen die Basiskommunikation über das Thema Beruf und Familie für die gesamte Belegschaft, zum anderen auf die Bezugsgruppen zugeschnittene Spezialangebote – zum Beispiel Informationen zum Homeoffice –, die nur diese erreichen. 

Gibt es eine Formel? Wann gilt: „Reden ist Silber, Schweigen ist Gold“?

Kommunikation ist wichtiger Bestandteil einer Beziehung zwischen Menschen. Sie sollten den Wünschen und Erwartungen aller Beteiligten entsprechen. Das Gegenüber entscheidet also maßgeblich mit, ob wir reden oder schweigen sollten.

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