Der Innovationspartner für die Digitalisierung von Fertigungsprozessen mit Stammsitz in Schwerin und Standorten in Berlin und Stuttgart musste seine 50 Mitarbeiter/-innen zu Beginn der Corona-Pandemie schnellstmöglich über die ständig neuen Verordnungen und die daraus abgeleiteten internen Regelungen informieren. Zudem mussten Ängste genommen werden; gleichzeitig sollte niemand mit Informationen überschüttet werden: Wer ist im Homeoffice, wer arbeitet im Büro? Wie können Kunden und Kundinnen und Partner/-innen erreicht werden? Muss die Präsenz vor Ort – die vorher oft noch von den Kunden und Kundinnen gefordert wurde – heute wirklich sein? Dafür mussten neue Kommunikationswege intern und extern erschlossen werden. Vertrauen und eine transparente Kommunikation waren dafür die Grundvoraussetzung.
Gute Erfahrungen mit Vereinbarkeitsmaßnahmen helfen durch die Krise
Das Unternehmen, Preisträger des Landespreises Familienfreundliches Unternehmen Mecklenburg-Vorpommern 2008, konnte bereits auf eine gute technische Infrastruktur und eine weit verbreitete Remote-Arbeitskultur zurückgreifen: „Alle Mitarbeiter/-innen erhalten bei Einstellung ein Smartphone und ein Tablet. Jeder und jede hat bei uns die Möglichkeit, aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten“, sagt Franziska Stadie, HR-Managerin bei Trebing & Himstedt. Ohne bürokratischen Aufwand können die Mitarbeiter/-innen selbst entscheiden, wo sie am produktivsten sind. Das gilt auch für die Arbeit im Betrieb oder beim Kunden. Während der Hochphase der Kontakt- und Ausgangsbeschränkungen arbeiteten nur noch wenige im Büro. Der Übergang ins Homeoffice vollzog sich ohne größere Hürden, weil alternative Kommunikationswege und -mittel bereits erprobt waren.
Das Unternehmen bringt seinen 50 Mitarbeiter/-innen dabei viel Vertrauen entgegen. Durch die Verbindung von Remote-Arbeit mit dem Modell der Vertrauensarbeitszeit konnte der Betriebsablauf weitestgehend unverändert weitergehen. Die Mitarbeiter/-innen seien Flexibilität gewohnt und hätten auf die sich verändernden Rahmenbedingungen sehr schnell selbstständig reagieren können, betont Stadie.
Kommunikation ist alles
Der zusätzlich entstandene Abstimmungsaufwand wird nun durch regelmäßig stattfindende digitale Meetings aufgefangen. Laut Franziska Stadie hat man bei Trebing & Himstedt aus vergangenen Projekten das Instrument der morgendlichen „Stand-ups“ übernommen, um teamintern das Wichtigste für den Tag und die Woche abzustimmen. Dabei werden die individuellen familiären Pläne und Termine mit den beruflichen Verpflichtungen in Einklang gebracht: „Jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter hat für sich ein Grundkonzept mit der eigenen Familie abgestimmt und durch die Stand-ups wird das zusammengefügt.“ Auch wenn jemand mal nicht an einem Termin teilnehmen kann, ist das kein Problem, da die internen Konferenzen mittlerweile aufgezeichnet und den Mitarbeiter/-innen zur Verfügung gestellt werden.
Neben dem angemessenen Maß an Informationen sind Authentizität und Ehrlichkeit für Stadie die Schlüsselkompetenzen einer gelungenen Kommunikation. Das richtige Mindset vermittelt allen im Unternehmen nachhaltig, dass das Vertrauen bei Trebing & Himstedt auf Gegenseitigkeit beruht.
Eine nachhaltige Veränderung der Unternehmenskultur?
Vor der Pandemie waren viele Mitarbeiter/-innen häufig im Außeneinsatz unterwegs. Franziska Stadie bemerkt hier ein Umdenken: „Viele Kollegen und Kolleginnen, aber auch die Kunden und Kundinnen denken nun: ‚Es geht auch anders!‘. Viele Dienstreisen fallen deshalb weg.“ Dadurch mache sich eine Zeitersparnis bemerkbar, die für Freizeit und Familie genutzt werden könne. Außerdem habe das Verständnis für die individuellen Situationen der Kolleginnen und Kollegen spürbar zugenommen. Die gegenseitige Unterstützungsbereitschaft sei „von ganz allein“ gekommen.
Das Zusammengehörigkeitsgefühl und der Teamgeist hätten deutlich gewonnen. So zitiert Stadie einen Mitarbeiter aus einem Meeting: „Seitdem wir in der Krisenzeit sind, sind wir einfach ein noch stärkeres Team geworden und der Zusammenhalt ist weiter gewachsen.“ Der Kreis, in dem Familienfreundlichkeit bei Trebing & Himstedt gedacht werde, habe sich über die Familien hinaus auf das gesamte Unternehmen ausgedehnt.
Sanfte Rückkehr in den Alltag
Mit der langsamen Aufhebung der Beschränkungen kehren auch einige Mitarbeiter/-innen in die Büros zurück. Denn Franziska Stadie betont auch, dass das Homeoffice von ihren Kolleginnen und Kollegen durchaus „zwiegespalten gewertet“ werde. Während einige nun vielleicht häufiger remote arbeiten würden, nutzten wiederum andere die Chance, ins Büro zurückkehren zu dürfen. „Jeder und jede darf es für sich selbst abwägen.“ Dabei hat man sich zunächst unter anderem darauf geeinigt, dass immer maximal eine Person ein Büro besetzt. Außerdem werden die Arbeitsplätze im Betrieb zu Beginn und zum Ende des Arbeitstags professionell desinfiziert.